Digitalisering av upphandlingsprocesser i Randabergs kommun

Ett fall om offentlig upphandling

Målet för Randaberg kommun i Norge har varit tydligt: Att optimera och effektivisera de administrativa processerna så att kommunens resurser kan användas mer ändamålsenligt.

De senaste sex månadernas riktade fokus på digitalisering av upphandlingsprocesserna i Randabergs kommun har gett resultat. Med övergången till inköpslösningen Acentio 360 behandlas nu 87 % av alla fakturor baserade på inköpsorder automatiskt.

Implementering av Acentio 360-upphandlingslösning

Med implementeringen av Acentio 360-upphandlingslösningen och fakturamatchningsmodulen har det varit möjligt att realisera mätbara resultat på bara 6 månader. Plattformen är direkt integrerad med Xledger Public ERP-system och kan därmed säkerställa automatiserade betalningar och bokföring av fakturor. Orderhanteringen genom Aentio 360 har varit nyckeln till att optimera, automatisera och effektivisera fakturahanteringen, säkerställa dokumentation och efterlevnad av kommunens upphandlingspolicy samt säkerställa efterlevnad av kommunens avtal.

I ett gott samarbete med Kjetil Langeland, inköpschef på ekonomiavdelningen i Randabergs kommun, och hans team av engagerade upphandlingsspecialister har det varit möjligt att realisera både implementering och fördelar inom bara några månader.

Om vi bara tittar på perioden maj till juli har antalet automatiskt godkända fakturor ökat från 60 % till 87 %! Detta är delvis ett resultat av ett starkt fokus från kommunens upphandlingsavdelning och den effektiva funktionaliteten för fakturahantering i Acentio 360.

Miljöhänsyn

Genom att optimera upphandlingsprocesser har även den gröna agendan kommit i spel. Genom att minska antalet leveranser kan kommunen minska både koldioxidutsläpp och partikelavstängning och samtidigt öka säkerheten för fotgängare i kommunen. Till exempel, vid leverans av en låda med 50 pennor över en sträcka på bara 20 km (40 km tur och retur) med en skåpbil som kör 12 km/l på diesel, släpps cirka 8,94 kg koldioxid ut[1]. Det är således möjligt att minska koldioxidutsläppen avsevärt genom att helt enkelt konsolidera beställningar, vilket enkelt görs i Acentio 360. Här kan beställningar till samma leverantörer slås samman, och dessutom bidrar automatiserade aviseringar och godkännandeflöden till en smidig hantering i den dagliga verksamheten.

Frigör resurser

I en kommunal organisation där inköp, redovisning och fakturahantering är en del av de dagliga uppgifterna kan dessa processer snabbt ta tid från andra kärnuppgifter. Med digitaliseringen av upphandlingsprocessen har Randabergs kommun redan frigjort värdefulla resurser som kan användas inom områden som direkt gynnar kommunens medborgare.

Dokumentation och revision

Digitaliseringen har tillfört ytterligare en viktig fördel: dokumentation. I takt med att upphandlingsprocesserna digitaliseras är det enklare att dokumentera inköp, godkännanden och betalningar. Ni får full processtransparens och detta är avgörande när till exempel revisioner kräver insikt i organisationens utgifter.

Optimering av upphandling

Med digitalisering får kommunen en tydlig inblick i var inköp görs, vad som beställs, vem som köper vad och hur ofta. Denna insikt kan säkerställa att stora inköp godkänns korrekt och att leveranser endast sker till registrerade leveransadresser. Dessutom är alla inköp baserade på slutgiltiga avtal – de anställda köper rätt varor från rätt leverantörer till rätt priser. Allt detta bidrar till att minimera risken för fel och potentiella okonventionella köp.

Slutsats – e-upphandling är en succé!

Randabergs kommuns beslut att digitalisera upphandlingsprocesserna har visat sig vara en stor framgång! Inte bara vad gäller ekonomiska och tidsmässiga besparingar, utan också vad gäller att stärka organisationens effektivitet, säkerhet och miljöansvar.

Acentio ser fram emot ett långt och starkt samarbete med Randabergs kommun. Vi är övertygade om att Randabergs kommun kommer att bidra till att sätta nya standarder för digitalisering av både upphandling och fakturahantering inom offentlig sektor.

[1] Beräkningar baserade på data från US Environmental Protection Agency (EPA) om dieselutsläpp.

Är du intresserad av att höra mer om hur vi hjälper offentlig upphandling att lyckas? Kontakta gärna PMO-chef Jacob Gaarde Vornøe på tel. 45 61 22 11 90 eller jgv@acentio.com