Digitalisering af Indkøbsprocesser i Randaberg Kommune
En case-historie om offentlige indkøb
Målet for Randaberg Kommune i Norge har været klart: At optimere og effektivisere de administrative processer således, at kommunens ressourcer kan anvendes mere hensigtsmæssigt.
Det sidste halve års målrettede fokus på digitalisering af indkøbsprocesserne i Randaberg kommune har givet gevinst. Med skiftet til indkøbsløsningen Acentio 360 behandles 87% af alle fakturaer hvor der er afgivet en indkøbsordre nu automatisk.
Implementering af Acentio 360 Indkøbsløsning
Med implementeringen af Acentio 360 indkøbsløsning og fakturamatchmodul, har det været muligt at realisere konkrete resultater indenfor blot 6 måneder. Platformen er direkte integreret med økonomisystemet Xledger Offentlig og kan dermed sikre automatiseret betaling og bogføring af fakturaer hvor der på forhånd er afgivet en ordre. Acentio 360 har dermed været nøglen til at optimere, automatisere og effektivisere fakturabehandlingen, sikret dokumentation og overholdelse af kommunens indkøbspolitik og sikret compliance til kommunens aftaler.
I et solidt samarbejde med Kjetil Langeland, indkøbsleder i Økonomiafdelingen i Randaberg Kommune, og hans medarbejdere, har det været muligt at realisere både implementering og gevinster.
Ser vi blot på maj, juni og juli måneder, er antallet af automatisk godkendte fakturaer gået fra 60% til 87%. Det er blandt andet er resultat af stærkt fokus på fakturabehandlingen allerede i Acentio 360.
Miljømæssige Overvejelser
Ved at optimere indkøbsprocesserne er den grønne dagsorden også kommet på banen. Kommunen kan ved at reducere antallet af leverancer nedbringe både CO2 udledningen, partikelfourening og højne sikkerheden for fodgængere i kommunen.
For eksempel, ved levering af en kasse med 50 kuglepenne over en afstand på blot 20 km (40 km tur-retur) med en varevogn, der kører 12 km/l på diesel, udledes der ca. 8,94 kg CO2[1]. Det er altså muligt at nedbringe CO2-udledningen signifikant ved blot at samle ordrer, hvilket gøres nemt i Acentio 360. Her er automatiserede varsler og godkendelsesflows med til at sikre en smidig håndtering i dagligdagen.
Frigørelse af Ressourcer
I en kommunal organisation, hvor indkøb, kontering og fakturabehandling er en del af de daglige opgaver, kan disse processer hurtigt tage tid væk fra kerneopgaverne. Med digitaliseringen har Randaberg Kommune allerede frigjort værdifulde ressourcer, som kan anvendes på områder, der direkte gavner kommunens borgere.
Dokumentation og Revision
Digitaliseringen har også bragt en anden vigtig fordel med sig: Dokumentation. Nu, hvor indkøbsprocesserne er digitaliserede, er det nemmere at dokumentere indkøb, godkendelse og betaling. Det er afgørende, når revisionen kræver indblik i organisationens forbrug.
Optimering af Indkøb
Med digitaliseringen får kommunen et klart indblik i, hvor der købes ind, hvad der købes, hvem der køber og hvor ofte. Det indblik kan sikre, at store køb bliver godkendt korrekt, og at leverancer kun sker til registrerede leveringsadresser og at der købes ind på de korrekte aftaler. Det er alt sammen med til at minimere risikoen for fejl og misbrug.
Konklusion - e-indkøb er en succes!
Randaberg Kommunes beslutning om at digitalisere indkøbsprocesserne har vist sig at være en stor succes. Ikke kun i form af økonomiske og tidsmæssige besparelser, men også i forhold til at styrke organisationens effektivitet, sikkerhed, og miljøansvar.
Acentio ser frem til et langt og udbytterigt samarbejde, hvor Randaberg Kommune vil være med til at sætte nye standarder for digitalisering af både indkøb og fakturabehandling.
[1] Beregninger baseret på data fra U.S. Environmental Protection Agency (EPA) om dieseludledning.
Er du interesseret i at høre mere om, hvordan vi hjælper offentlige indkøb med at lykkes?
Kontakt direktør for PMO Jacob Gaarde Vornøe på tlf. 45 61 22 11 90 eller jgv@acentio.com
