Digitalisering av Innkjøpsprosesser i Randaberg Kommune

En case historie om offentlige anskaffelser

Målet for Randaberg Kommune har vært klart: Å optimalisere og effektivisere de administrative prosessene slik at kommunens ressurser kan brukes mer hensiktsmessig.

Den siste halvårets fokuserte innsats på digitalisering av innkjøpsprosessene i Randaberg kommune har gitt resultater. Med overgangen til innkjøpsløsningen Acentio 360 behandles 87% av alle fakturaer der det er gitt en innkjøpsordre nå automatisk.

Implementering av Acentio 360 Innkjøpsløsning

Med implementeringen av Acentio 360 innkjøpsløsning og fakturamatchmodul, har det vært mulig å oppnå konkrete resultater innen bare 6 måneder. Plattformen er direkte integrert med økonomisystemet Xledger Offentlig og kan dermed sikre automatisert betaling og bokføring av fakturaer der det på forhånd er gitt en ordre. Acentio 360 har dermed vært nøkkelen til å optimalisere, automatisere og effektivisere fakturabehandlingen, sikre dokumentasjon og overholdelse av kommunens innkjøpspolitikk og sikre compliance til kommunens avtaler.

I et solid samarbeid med Kjetil Langeland, innkjøpsleder i Økonomiavdelingen i Randaberg Kommune, og hans medarbeidere, har det vært mulig å realisere både implementering og gevinster.

Ser vi bare på mai, juni og juli i 2023 er antallet av automatisk godkjente fakturaer økt fra 60% til 87%. Dette er blant annet et resultat av sterkt fokus på fakturabehandlingen allerede i Acentio 360.

Det siste halvårets målrettede fokus på digitalisering av anskaffelsesprosessene i Randaberg kommune har gitt resultater. Med overgangen til innkjøpsløsningen Acentio 360 behandles nå 87 % av alle fakturaer hvor det er lagt inn en innkjøpsordre automatisk.

 

Miljømessige Overveielser

Ved å optimalisere innkjøpsprosessene har også den grønne agendaen kommet på banen. Kommunen kan ved å redusere antall leveranser redusere både CO2-utslipp, partikkelforurensning og øke sikkerheten for fotgjengere i kommunen.

For eksempel, ved levering av en eske med 50 kulepenner over en avstand på bare 20 km (40 km tur-retur) med en varebil som kjører 12 km/l på diesel, slippes det ut ca. 8,94 kg CO2. Det er altså mulig å redusere CO2-utslippene betydelig ved bare å samle bestillinger, bruke de automatiserte varslene Acentio 360 kan gi samt godkjenningsflyt.

Frigjøring av Ressurser

I en kommunal organisasjon, hvor innkjøp, kontering og fakturabehandling er en del av de daglige oppgavene, kan disse prosessene raskt ta tid bort fra kjerneoppgavene. Med digitaliseringen har Randaberg Kommune allerede frigjort verdifulle ressurser, som kan brukes på områder som direkte gagner kommunens innbyggere.

Dokumentasjon og Revisjon

Digitaliseringen har også medført en annen viktig fordel: Dokumentasjon. Nå, når innkjøpsprosessene er digitalisert, er det lettere å dokumentere innkjøp, godkjenning og betaling. Dette er avgjørende når revisjonen krever innsikt i organisasjonens forbruk.

Optimalisering av Innkjøp

Med digitaliseringen får kommunen et klart innblikk i hvor det kjøpes inn, hva som kjøpes, hvem som kjøper og hvor ofte. Denne innsikten kan sikre at store kjøp blir godkjent korrekt, og at leveranser kun skjer til registrerte leveringsadresser og at det kjøpes inn på de riktige avtalene. Alt dette bidrar til å minimere risikoen for feil og misbruk.

Konklusjon

Randaberg Kommunes beslutning om å digitalisere innkjøpsprosessene har vist seg å være en stor suksess. Ikke bare i form av økonomiske og tidsmessige besparelser, men også i forhold til å styrke organisasjonens effektivitet, sikkerhet, og miljøansvar.

Acentio ser frem til et langt og fruktbart samarbeid, hvor Randaberg Kommune vil være med på å sette nye standarder for digitalisering av både innkjøp og fakturabehandling.

[1] Beregninger basert på data fra US Environmental Protection Agency (EPA) om dieselutslipp.

Er du interessert i å høre mer om hvordan vi hjelper offentlige anskaffelser til å lykkes? Ta gjerne kontakt med direktør for PMO Jacob Gaarde Vornøe på tlf.  45 61 22 11 90 eller jgv@acentio.com